Poprvé když jsem četl knížku "Dilbert a jeho princip" od Scotta Adamse (s.229), nejdříve jsem se smál, poté mě úsměv přešel a nyní se zase směji 😃
Adams ve své knize píše „Jestliže jste nováčkem ve světě byznysu, mohli byste se mylně domnívat, že porady jsou nudné, sadistické peklo, obydlené hlupáky na galaktické úrovni“ a pokračoval… „Dopustil jsem téhož chybného postřehu, když jsem vstoupil do pracovního světa. Nyní už chápu, že porady jsou druhem divadelního představení, ve kterém každý herec zaujímá jednu z těchto náročných rolí:“ Pro informaci je zde souhrnně uvádím a pravděpodobně tyto archetypy také někdy potkáte…
Mistr samozřejmosti: jeho tajemství tkví v blahosklonnosti s upřímností. Používá repliky jako Chceme řešení, které jen vítězí nebo Školení je podstata nebo potřebujete zákazníky, abyste měli příjmy! atp.
Sadista s dobrými úmysly: Tuto roli hraje v kombinací upřímnosti, oddanosti a ze všeho nejvíc se sociálně patologickou nevšímavostí k životům druhých lidí. Používá techniky jako nesmírně dlouhé porady, bez ohledu na námět nebo porady které nemají jasný účel nebo plánuje porady na pátek odpoledne nebo na dobu oběda atp.
Kvílející mučedník: obvykle dostane na jevišti hodně času, proto je v této roli velká konkurence. Obvykle své nářky přetvoří na pohádky, které objasní jeho hodnotu a inteligenci v porovnání se vzdorovitými tupci, kteří jej obklopují.
Roztěkaný muž: jeho úlohou je přesměrovat každé téma směrem k nesouvisející události, které se účastnil. Ženy se někdy o tuto roli pokoušejí, ale vždycky z toho vyjde žvanění, místo pravého těkání.
Spáč: v podstatě se jedná o jevištní kulisu. Je přijatelné mírně pokyvovat hlavou, když ostatní mluví….
S tím jak se firmy postupně transformují, podobné porady a jejich archetypální složení se naštěstí stávají historií. Dnešní porady zohledňují přidanou hodnotu a ochotu hospodaření s časem a zapojení účastníků do porady. V koučinku nebo při facilitaci porad, existuje celá řada metod, které dělají porady zábavnějším. Jedna z nich, je například ESVP (Explorer, Shopper, Vacationer, Prisoner).
Zkuste metodu ESVP
Měsíční porady, Retrospektivy, nastavení další Iterace nebo Projektové porady (Poučení z chyb atp.) mohou být mnohem efektivnější, pokud se soustředíte na vedení porady a chcete pochopit postoje lidí.
V zásadě jde o to, aby každý účastník informoval o svém vlastním postoji ke schůzce, která se má uskutečnit. Tuto metodu je vhodné udělat hned na začátku.
Na tuto metodu potřebujete obvykle kolem 15 minut facilitace. Záleží na počtu lidí na poradě.
Popis metody
Každý účastník uvede anonymně svůj postoj k Poradě/Retrospektivě jako Badatel, Zákazník, Rekreant nebo Vězeň (ESVP). Organizátor Porady/Retrospektivy shromáždí výsledky a vytvoří histogram k zobrazení dat a poté vede diskusi o tom, co výsledky pro skupinu znamenají.
Jak postupovat?
1. Vysvětlete, že uděláte průzkum, abyste zjistili, jak lidé vnímají jejich účast na poradě, retrospektivě
2. Vezměte flipchart a definujte pojmy (vlastně vytvoříte metafory):
Badatelé, Průzkumníci touží po objevování nových nápadů a poznatků. Chtějí se dozvědět vše o iteraci / release / projektu
Zákazníci si prohlédnou všechny dostupné informace a rádi se vrátí domů s nějakou novou užitečnou myšlenkou
Rekreanti nemají zájem o práci na retrospektivě, ale jsou rádi, že jsou daleko od každodenní dřiny. Někdy mohou věnovat pozornost tématu, ale většinou jsou rádi, že jsou mimo kancelář.
Vězni mají pocit, že byli přinuceni se dostavit, a raději by dělali něco jiného
3. Rozdejte kousky papíru nebo malé PostIt lístky, aby lidé zaznamenali svůj postoj k dnešní poradě nebo retrospektivě. Poučte lidi, aby složili svůj papír na polovinu kvůli soukromí
4. Když lidé dokončí psaní a skládání lístků, posbírejte je a zamíchejte je.
5. Při čtení listů požádejte jednoho z účastníků, aby na histogramu udělal zaškrtnutí. Poté, co si přečtete každý lístek, vložte je do kapsy. Když jste si přečetli všechny lístky, roztrhněte je a zahoďte. Buďte při tom nápadní, aby lidé věděli, že se nikdo nebude snažit identifikovat, kdo co odpověděl z rukopisu
6. Zeptejte se skupiny: „Co si z těchto údajů můžeme vyvodit?“ Poté udělejte krátkou diskusi o tom, jak dané postoje v místnosti ovlivní poradu nebo retrospektivu.
7. Pobavte se skupinou a zeptejte se: „Jak jsou tyto kategorie podobné našim postojům v každodenní práci?“
8. Uzavřete vhodně danou aktivitu, například užitím ROTI (Návratnost investovaného času) na škále 1 až 5.
Excelentní: Skutečně užitečná schůzka, na kterou stálo za to jít. Vysoká hodnota
Nad průměrem: Dostal jsem více než kdybych čas trávil jinde. Dobrá hodnota
Průměrný: Mám dostatek informací, které ospravedlňují čas zde strávený. Nebyla to ztráta čas. Má to hodnotu.
Užitečný: Nestálo to za čas strávený zde. Považuji to za ztrátu času.
Zbytečný: Nic mi to nedalo. Skutečně jsem ztratil několik hodin. Vůbec žádná hodnota.
Na závěr je můžete požádat, jestli navrhují něco upravit nebo zlepšit na poradě nebo retrospektivě a co nejdříve tyto myšlenky implementujte do další porady nebo retrospektivy.
Materiály a příprava
Hlasovací PostIt lístky nebo indexové karty a tužky nebo pera. Pro histogram by měl být připraven flipchart
Pokud máte možnost, zkuste tuto variantu udělat elektronicky například přes DirectPoll.com, kde lidem nasídlíte QR kód / link, který si mohou otevřít například v mobilu. Výsledky můžete rovnou prezentovat na webu. Vyžaduje rychlou přípravu cca 3 minuty.
Co s výsledky - příklady
Pokud je většina lidí v místnosti složená z "Rekreantů", jedná se o zajímavou informaci o tom, jak se lidé cítí ve svém pracovním prostředí. Možná budete muset z dané porady udělat hlavní téma diskuse pro poradu nebo retrospektivu!
Pokud je většina lidí v místnosti složená „Badatelů, Průzkumníků“ mohla by skupina více těžit z času věnovaného hledání statistik a analýze příčin,
V případě, že je většina lidí v místnosti složena ze „Zákazníků“ mohla by více vyžadovat nalezení řešení a generování SMART cílů.
Pokud máte Vězně v místnosti, navrhněte, aby si mohli vybrat, jak budou trávit svůj čas ... mohou se zapojit nebo ne. Pokud se nebudou chtít angažovat, bude o ně skupina chudší.
Pokud máte hodně Vězňů, můžete se rozhodnout, nechat je opustit místnost, pokud o poradu nebo retrospektivu nemají zájem, nebo udělat příští poradu nebo retrospektivu na dobrovolné bázi. Jako facilitátor se můžete také zeptat skupiny, jestli existuje něco, co můžete změnit tak, aby jim to pomohli změnit způsob, jakým se cítí.
Pokud například naplánujete přestávku v poradě nebo retrospektivě, naznačte, že pokud se Vězni rozhodnou po přestávce vrátit, rozhodli se zapojit do porady nebo retrospektivy a už nejsou Vězni
Pokud jste se připravili, nebudete překvapeni, když najdete místnost plnou Vězňů. Stejně jako v případě mnoha Rekreantů, pokud se většina skupiny cítí jako Vězni, je třeba se s tím vypořádat: v poradě nebo retrospektivě se totiž nikam nedostanete, pokud tak neučiníte.
Samotné využití metody ESVP dovoluje vytvořit uvolněnou atmosféru
Prohlášení se za Vězně zjednodušeně vyjadřuje averzi k myšlence porady nebo retrospektivy. Už takové prohlášení je samo o sobě vítězstvím. Díky této jednoduché metodě se můžete dozvědět mnohem více než čekáte.
Jak vypadají ESVP v čase?
Takové informace nám mohou poskytnout zpětnou vazbu o stavu porad nebo retrospektiv v průběhu času.
Je možné se také podívat na historii naší "nálady" a jako tým tím zvýšit pocit sounáležitosti.
Tento „statistický“ přístup může pomoci lidem s více „analytickým“ myšlením, tak aby brali porady více odpovědně.